Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig og virkeområde

Behandlingsansvarlig: Wammer AS, org.nr 938 011 532, Trondheim, Norge. Wammer er behandlingsansvarlig for personopplysninger om egne brukere og besøkende og for opplysninger Wammer selv henter inn fra åpne kilder til Balder og markedsdata, jf. § 5. Behandlingen skjer i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven.

Du er behandlingsansvarlig for opplysninger du registrerer om tredjepersoner, som leietakere, boligsøkere, mottakere av datarominvitasjoner og motparter i markedsplassen. Wammer opptrer som databehandler og behandler opplysningene etter din instruks for å levere tjenesten. Se § 3.

Erklæringen gjelder wammer.tech, wammer.ai og dreamward.tech og tjenestene som drives der: Josefine, Josefine API med tilhørende konsoll, Dreamward, Balder, benchmarks, research, dokumentasjon, nyhetsbrev og kontaktskjema.

Emma installeres og kjører på din egen maskin. Denne erklæringen dekker de opplysningene Wammer mottar når Emma bruker Wammers tjenester. Det lokale miljøet hos deg faller utenfor.

2. Hvilke opplysninger vi samler inn

Hva vi behandler avhenger av hvilken tjeneste du bruker. Bruk av Josefine alene medfører ingen behandling av eiendoms- eller leietakeropplysninger om deg. Punktene under angir hvilken flate de gjelder.

• Konto (alle innloggede flater): e-postadresse og innloggingsidentitet. I profilen kan du i tillegg oppgi navn, telefonnummer, profiltype (privat eller bedrift), firmaopplysninger, bransje, stilling, kort omtale, profilbilde og preferanser.
• Nyhetsbrev: e-postadresse, hvor påmeldingen ble gjort, et bekreftelses-token og tidspunkt for påmelding, bekreftelse og avmelding. Vi lagrer verken navn eller IP-adresse sammen med påmeldingen.
• Kontaktskjema: navn, jobb-e-post, telefonnummer, selskap, eventuell stilling og meldingsteksten. Opplysningene sendes som e-post til Wammer, med din adresse som svaradresse. Databasen vår lagrer dem ikke.
• Josefine: hele samtalen, det vil si dine meldinger, modellens svar og resonnering, tidspunkter, samtaletittel og eventuelle prosjektinstruksjoner og prosjektbeskrivelser. Dokumenter du arbeider med i samtalen lagres med versjonshistorikk.
• Josefine og Cortex – filer: filer du laster opp lagres med filnavn, filtype, størrelse, uttrukket tekst, strukturerte data, maskingenerert sammendrag, søkevektorer, innholdshash og en automatisk markering av om filen ser ut til å inneholde personopplysninger som fødselsnummer, e-postadresse eller telefonnummer. Tilgang til filene logges med handling, tidspunkt, IP-adresse og nettleseropplysninger.
• Josefine og Cortex – minne: opplysninger om deg som trekkes ut av samtalen (preferanser, fakta, mål, beslutninger og kontekst) lagres i en minnebank sammen med en avledet profil. Uttrekket skjer automatisk mens samtalen pågår.
• Josefine – tilbakemeldinger: gir du tommel opp eller ned, eller skriver en tilbakemelding, lagres vurderingen sammen med svaret den gjelder, samtalekonteksten, modellversjon og din fritekst.
• Cortex – treningsgrunnlag: når assistenten har fullført et svar, lagres samtalen i et eget grunnlag for modellutvikling. Det omfatter dine meldinger, modellens svar og resonnering, systeminstruksjoner og resultater fra verktøy som ble brukt, sammen med modellnavn, antall tokens og svartid, knyttet til kontoen din.
• Josefine API og konsollen: for hver API-nøkkel du oppretter, lagres navn, et prefiks som identifiserer nøkkelen, tidspunkt for opprettelse og tidspunkt for siste bruk. Nøkler kan tilbakekalles i konsollen. Bruken av API-et registreres per forespørsel med forespørsels-id, konto, modell, antall tokens inn og ut, status og responstid – innholdet i forespørslene og svarene lagres ikke i disse hendelsene. Sidene for organisasjon og fakturering viser opplysninger fra profilen din: navn, e-postadresse, selskapsnavn, organisasjonsnummer, telefonnummer og stilling.
• Dreamward: eiendommer med adresse, nøkkeltall og bilder, transaksjoner, regnskapsbilag, fakturaer, dokumenter, forsikringer, lån, scenarier, analyser, meldinger mellom brukere og varsler.
• Dreamward – leietakere og leieforhold: fornavn, etternavn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer, status og notater. Leiekontrakter lagres med kontraktsinnhold og signeringslogg som inneholder hendelse, tidspunkt, IP-adresse og nettleseropplysninger.
• Leietakerportalen – profil og boligsøk: navn, telefonnummer, profilbilde, kort omtale, yrke, ønsket innflyttingstidspunkt, om du røyker, om du har kjæledyr med beskrivelse, antall beboere og inntektsintervall. Boligønsket ditt lagres med budsjett, innflyttingstidspunkt, husstandens størrelse, kjæledyr, ansettelsesstatus og ønskede områder. Slår du på Boligagenten, lagres i tillegg valgt varslingskanal, tidspunkt for siste søk og treffene agenten finner med treffscore, begrunnelse og status.
• Leietakerportalen – leieforhold: leieforholdet ditt med bolig og leiekontrakt, fakturaer og betalingshistorikk med fakturanummer, beløp, utstedelses-, forfalls- og betalingsdato, status og KID-nummer, og dokumenter som leiekontrakt, kvitteringer og vedlegg.
• Leietakerportalen – henvendelser og saker: søknader du sender på annonser og status på disse, meldinger mellom deg og utleieren, vedlikeholdsmeldinger med tittel, beskrivelse, kategori, hastegrad, status, bilder og eventuelt løsningsnotat, og tvistesaker med kategori, tittel, beskrivelse, status, hendelseslogg og eventuelt løsningsnotat.
• Utleieannonser: sender du en henvendelse på en offentlig annonse, lagres navn, e-postadresse, telefonnummer, melding, ønsket innflytting, antall beboere, kjæledyr og ansettelsesstatus, sammen med IP-adresse og nettleseropplysninger for å hindre misbruk. Henvendelsen oppretter samtidig en samtale med utleieren og et varsel til vedkommende.
• Utleieannonser – visninger: hver visning av en offentlig annonse registreres med dato, nettleseropplysninger, henvisende side og en hashet IP-adresse.
• Datarom: e-postadresse til inviterte, tilgangsnivå og rolle, og ved signering av taushetserklæring navn, selskap, rolle, IP-adresse og nettleseropplysninger. Handlinger i datarommet logges med bruker, handling, tidspunkt, IP-adresse og nettleseropplysninger.
• E-post- og kalenderintegrasjon: kobler du til Google eller Microsoft, lagres den koblede kontoens e-postadresse, krypterte tilgangsnøkler og hvilke tilganger som er gitt. For e-poster som behandles lagres kategori, prioritet, sammendrag og foreslåtte handlinger, og for vedlegg filnavn, filtype, størrelse og data som er lest ut av vedlegget.
• Meldingsapper: kobler du kontoen til WhatsApp eller Telegram, lagres koblingen mellom Wammer-kontoen og brukeridentiteten din på plattformen, øktinformasjon, handlinger som venter på bekreftelse og innkommende meldingshendelser.
• Balder: publisert redaksjonelt innhold med forfatternavn slik det er oppgitt av kilden, hele den uttrukne artikkelteksten og maskinelle vurderinger av artikkelen. Opplysninger om medieeierskap kan omfatte fysiske personer.
• Markedsdata: ved innhenting fra åpne kilder lagres kontaktopplysningene til eiendomsmegleren som står oppført i annonsen – navn, telefonnummer, e-postadresse og firma – sammen med annonseopplysningene.
• Bruks- og driftsdata: forespørsels-id, konto, modell, antall tokens, status og responstid for kall mot tjenesten, samt søk du har gjort, sider du har besøkt og oppsett du har lagret. Innholdet i meldinger lagres ikke i disse hendelsene. For å begrense antall forespørsler holdes en teller på kontoen din, eller på IP-adressen når du ikke er innlogget.

3. Opplysninger du registrerer om andre

Flere funksjoner forutsetter at du registrerer opplysninger om andre personer, som leietakere, boligsøkere, mottakere av datarominvitasjoner og motparter i markedsplassen. For disse opplysningene er du behandlingsansvarlig, og Wammer er databehandler. Vi behandler dem etter din instruks for å levere tjenesten til deg. Wammer bruker dem ikke til egne formål. Du er ansvarlig for at du har rettslig grunnlag for å registrere dem, for at de er korrekte, og for å informere de registrerte slik loven krever.

Henvender en person seg til oss om opplysninger du har registrert om vedkommende, viser vi til deg som behandlingsansvarlig. Vi bistår deg med å svare på slike henvendelser så langt tjenesten gjør det mulig.

Fødselsnummer som registreres på leietakere vises maskert i grensesnittet. Laster du opp en leiekontrakt for analyse, sendes dokumentet til leverandøren av modellkjøring på linje med annet innhold du sender inn.

Virksomheter som trenger databehandleravtale kontakter oss.

4. Formål med behandlingen

• Levere tjenestene du bruker, herunder å svare på det du sender til Josefine og Cortex.
• Administrere konto, tilgang og forbrukskvote.
• Levere og administrere Josefine API: opprette og tilbakekalle API-nøkler, vise forbruk i konsollen og utarbeide grunnlag for fakturering.
• Generere analyser, rapporter og dokumenter du ber om.
• Sende nyhetsbrev til dem som har meldt seg på, og besvare henvendelser fra kontaktskjemaet.
• Trene og videreutvikle modellene. I Josefine Chat skjer dette når du selv gir en tilbakemelding: vurderingen samles inn som treningsdata sammen med svaret den gjelder, samtalekonteksten som ble sendt inn til modellen, modellversjonen og opplysning om resonneringen var synlig. I Cortex-assistenten lagres hele samtalen som treningsgrunnlag når et svar er fullført – dine meldinger, modellens svar og resonnering, systeminstruksjoner og resultater fra verktøy – knyttet til kontoen din. Du kan protestere mot behandlingen etter § 10.
• Arbeide med kvaliteten på tjenestene for øvrig, blant annet feilretting og forbedring av funksjoner.
• Sikre tjenesten mot misbruk, blant annet gjennom begrensning av antall forespørsler og botvern.
• Feilsøke og drifte tjenesten.
• Drifte Balder som et åpent observatorium for norsk mediedekning.
• Overholde rettslige forpliktelser, blant annet bokføringsregler.

5. Rettslig grunnlag

Behandlingen bygger på avtale når vi leverer tjenesten du har bedt om, samtykke der du selv velger å gi opplysninger til oss – som påmelding til nyhetsbrev, innsending av kontaktskjema og tilkobling av eksterne kontoer – berettiget interesse for sikkerhet, drift og arbeid med kvaliteten på tjenesten, og rettslig forpliktelse der lov krever det.

Fødselsnummer som registreres på leietakere, behandles for sikker identifisering i leieforholdet, jf. personopplysningsloven § 12. Nummeret registreres av utleieren, som er behandlingsansvarlig for opplysningen, jf. § 3. Det vises maskert i grensesnittet og brukes ikke til andre formål.

Innsamling av kontaktopplysninger til eiendomsmeglere som er publisert i åpne boligannonser, bygger på berettiget interesse i å ha komplette markedsdata om annonserte boliger. Den åpne annonsen er kilden til opplysningene. Er du oppført slik, kan du protestere mot behandlingen og be om sletting ved å kontakte personvern@wammer.tech.

Innsamling av treningsgrunnlag – tilbakemeldinger på Josefines svar og samtaler i Cortex-assistenten – bygger på berettiget interesse i å utvikle og forbedre modellene. Du kan når som helst protestere mot denne behandlingen ved å kontakte personvern@wammer.tech.

Behandlingen i Balder bygger på berettiget interesse i å gjøre offentlig publisert mediedekning og dokumentert eierskap tilgjengelig for allmennheten.

6. Deling av opplysninger

Vi selger ikke personopplysninger.

Deler du en Josefine-samtale med lenke, blir hele samtalen offentlig tilgjengelig for alle som har lenken, uten innlogging og uten utløpsdato, inntil delingen oppheves.

Ut over det du selv velger å dele, deles opplysninger med leverandører som behandler dem på våre vegne for å levere tjenesten:

• Google og Microsoft: dersom du kobler til e-post eller kalender.
• Meta (WhatsApp) og Telegram: dersom du kobler kontoen til en meldingsapp.
• Myndigheter: kun ved lovpålagt krav.

7. Behandlingssted

Serverfunksjonene som driver nettstedet er satt opp i Stockholm.

Du kan be om opplysning om grunnlaget for overføringen til den enkelte leverandøren, og om kopi av garantiene som gjelder, ved å kontakte personvern@wammer.tech.

8. Lagring og sikkerhet

En innlogget bruker får tilgang til egne data og til data som er delt med vedkommende, som datarom, leieforhold, meldinger og saker. Delte samtalelenker er offentlig tilgjengelige for alle som har lenken, uten innlogging og uten utløpsdato, inntil delingen oppheves. Enkelte serverfunksjoner kjører med utvidede rettigheter for å utføre oppgaver på tvers av kontoer, som å opprette leietakere, formidle invitasjoner og varsler og hente fram fakturagrunnlag. Dokumenter og filer du laster opp i Josefine og Cortex, eksporter derfra, leiekontrakter, eiendomsdokumenter og dokumenter i datarom ligger i lukkede lagringsområder som krever tilgang. Tilgangsnøkler til e-post- og kalenderkontoer lagres kryptert.

Bilder av eiendommer og profilbilder ligger på åpne adresser, slik at bilder i publiserte annonser skal kunne vises. Den som har adressen til et slikt bilde, kan åpne det uten å være innlogget. Dette gjelder også bilder du har lastet opp på en eiendom du ikke har publisert som annonse.

Tilgang til opplastede filer og handlinger i datarommet logges. Nyhetsbrevpåmelding har rate-begrensning per e-postadresse og IP, og dobbel bekreftelse via e-post.

9. Oppbevaring og sletting

Vi har ikke rutiner som sletter opplysninger automatisk etter en fastsatt tid. Opplysninger oppbevares inntil de slettes.

Du kan selv slette Josefine-samtaler, med meldingene i dem, og historikk fra Cortex. Minner kan du be Josefine glemme; de brukes da ikke videre. Filer du fjerner i et prosjekt markeres som slettet. Sletting av en samtale fjerner ikke minner, filer, tilbakemeldinger eller treningsgrunnlag som er lagret fra den. Vil du ha treningsgrunnlaget slettet, kan du be om det på personvern@wammer.tech.

Ubekreftede påmeldinger slettes etter 30 dager. Melder du deg av nyhetsbrevet, beholder vi e-postadressen med merket at du er avmeldt, slik at du ikke får flere utsendelser.

Tjenesten har i dag ingen selvbetjent sletting av konto. Ber du om at kontoen og opplysningene dine slettes, behandler vi forespørselen manuelt. Vi svarer på forespørselen innen én måned, jf. personvernforordningen artikkel 12. Opplysninger vi er pålagt å oppbevare etter bokføringsregler eller annen lov, beholdes så lenge plikten varer.

10. Dine rettigheter

• Innsyn: be om kopi av opplysninger vi har om deg.
• Retting: korrigere uriktige opplysninger.
• Sletting: be om at vi sletter data når vilkårene er oppfylt.
• Dataportabilitet: få data utlevert i maskinlesbart format.
• Innsigelse og begrensning: protestere mot eller begrense behandling der regelverket gir rett til det.
• Trekke tilbake samtykke: der behandlingen bygger på samtykke, kan det trekkes tilbake når som helst.

11. Informasjonskapsler og lokal lagring

Vi bruker informasjonskapsler for innlogging og sesjonshåndtering. Uten dem virker ikke innlogging. Valgt tema lagres i nettleserens lokale lagring (localStorage).

12. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenestene eller regelverket. Ved vesentlige endringer varsler vi deg på e-post eller med melding i tjenesten.